ได้ครับพี่ ดีครับผม....เมื่อเราต้องเข้าประชุมมากมายจน Work ไร้ Balance

ฉันเกลียดวันจันทร์ !! เป็นประโยคที่เรามักจะได้ยินเสมอ แล้วยิ่งถ้าเป็นวันจันทร์ที่มีประชุมด้วยบอกเลยว่าแค่คิดก็อยากจะบ้าตายรายวันแล้ว ยิ่งมองปฏิทินอาทิตย์นี้โอ้โห !! วันนี้ก็ประชุม พรุ่งนี้ก็ประชุม วันโน้นก็ประชุม โอ๊ย !! หัวจะปวด เราได้แต่ถามตัวเองในใจประชุมเยอะขนาดนี้มันดีจริง ๆ หรือ ?? เราได้อะไรกลับมาจากการประชุมบ้าง ??

.

สิ่งได้จากการประชุมในแต่ละครั้งอาจจะเป็นความคืบหน้าของงานที่ต่อเนื่อง แผนมีความชัดเจน เพิ่มความร่วมมือและความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน แต่สิ่งที่เราเสียไปล่ะ ??

.

สิ่งที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์คือเวลา แทนที่เราจะเอาเวลาไปทำงานของเราได้อย่างเต็มที่ แต่ต้องมาติดแหง็กกับการประชุมที่ไม่ได้สำคัญอะไร ซึ่งทำให้งานของเราช้าลงอย่างมากกกก ไหนบริษัทยังต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายในการประชุมแต่ละครั้งซึ่งไม่ใช่เงินน้อย ๆ เมื่อสะสมกันมาก ๆ ก็กลายเป็นเงินก้อนโตที่หายวับไปในอากาศ นี่ยังมีความเครียดสะสมที่เหล่าพนักงานต้องเจอหลังถูกคลื่นการประชุมซัดเข้ามารัว ๆ จนอาจส่งผลให้งานขององค์กรถูกลดประสิทธิภาพลงไปอีก

.

การประชุมอย่างสุรุ่ยสุร่ายในแต่ละอาทิตย์แต่ละเดือนอาจส่งผลเสียมากกว่าที่คุณคิด

.

Atlassian บริษัท ซอฟต์แวร์มูลค่าล้านล้านบาทในสหรัฐฯ ได้เผยสถิติของธุรกิจในสหรัฐฯ ที่ต้องจ่ายเงินไปกับการประชุมโดยไม่จำเป็นมากถึง 1.3 แสนล้าบาทต่อปี และโดยเฉลี่ยแต่ละเดือนพนักงานต้องประชุมมากถึง 62 ครั้งและเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์มากถึง 31 ชั่วโมงในหนึ่งเดือน

.

และในการประชุมแต่ละครั้งจะมีคนที่แต่เอาแต่บ่นจนเสียเวลาในการประชุม 47 % คนที่ทำงานอื่นระหว่างประชุม 73 % คนที่เหมือนจะฟังแต่เข้ามานั่งเหม่อ 91 % และคนที่ขาดประชุม 96 % ทั้งหมดนี้เกิดจากการประชุมที่ถี่มากเกินไป

.

แล้วต้องประชุมแค่ไหนถึงจะเรียกว่าพอดี ?

.

ทีมนักวิจัยของสถาบันการศึกษาและมหาวิทยาลัยในสหรัฐฯ ได้ร่วมกันหาวิธีการประชุมอย่างไรไม่ให้ทรัพยากรสูญเสียไปอย่างเปล่าประโยชน์ โดยการสำรวจบริษัททั้งหมด 76 แห่งที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คน จากการวิจัยทำให้พบทางออกที่ดีที่สุดในการประชุมคือการงดการประชุม 3 วันในหนึ่งอาทิตย์ เพราะบริษัทที่ได้ลองงดการประชุม 3 วันในหนึ่งอาทิตย์ได้เพิ่มความสามารถในการทำงานได้ถึง 73 % นอกจากนี้ยังได้คะแนนเพิ่มขึ้นในแง่ของความเป็นอิสระ ความร่วมมือและการลดความเครียดอีกด้วย

.

การประชุมมากไปก็คงไม่ดี แต่ไม่มีการประชุมก็คงไม่ได้ มีวิธีการจัดการแบบไหนที่จะเข้ามาเป็นตัวช่วยได้บ้าง ?

.

จริง ๆ แล้วมันมีหลักการบริหารหนึ่งที่สอดคล้องกับการบริหารการประชุมให้ดีขึ้นอยู่นะ เรียกว่าหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี (Corporate Governance) หรือ บรรษัทภิบาล ซึ่งในบรรษัทภิภาลมีสองหลักการที่สามารถช่วยคุณบริหารการประชุมได้ คือหลักการมีส่วนร่วมและหลักความคุ้มค่า

.

หลักการมีส่วนร่วมคือการให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดการ เช่นการให้และรับ Feedback คอยฟังความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมว่าเห็นด้วยหรือไม่ การประชุมครั้งนี้ทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์หรือไม่ แล้วนำเอา Feedback ของทุกคนมาปรับปรุงแก้ไขเพื่อการประชุมที่ดีขึ้นในครั้งต่อไป รวมถึงอาจจะสร้างการมีส่วนร่วมจากทุกคนว่าควรมีการประชุมกี่วัน วันไหนบ้าง ? วันจันทร์ไม่ดีงั้นเปลี่ยนเป็นวันพุธดีไหม เมื่อทุกคนได้มีส่วนร่วมในการออกความเห็น เชื่อว่าการประชุมนั้นจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

.

เรามีตัวอย่าง 2 เครื่องมือที่สามารถนำมาใช้ในประกอบกับหลักการมีส่วนร่วมได้คือ เครื่องมือชี้วัดความสุขของคนในองค์กรและแบบสำรวจการให้ข้อเสนอแนะหลังการประชุม

.

1. เครื่องมือชี้วัดความสุขของคนในองค์กรที่ชื่อว่า HAPPINOMETER จัดทำขึ้นโดยกระทรวงสาธารณสุขร่วมกับสถาบันวิจัยประชากรและสังคม มหาวิทยาลัยมหิดล โดยมีการเช็กความสุขของคนในองค์กรทั้งหมด 9 มิติ คือ มีสุขภาพที่ดี มีเวลาพักผ่อน มีน้ำใจและมีส่วนร่วมกับผู้อื่น มีคุณธรรมจริยธรรม มีความสัมพันธ์กับครอบครัวดี มีความสัมพันธ์กับคนในสังคมที่ดี ยังมีไฟในการเรียนรู้ มีสุขภาพการเงินที่ดี มีความสุขกับงานที่ทำ เมื่อเราใช้เครื่องมือนี้ติดตามสุขภาพทางกายและใจของคนในองค์กรก็จะทำให้เราสามารถมองเห็นปัญหาที่ทำให้พนักงานไม่มีความสุขได้ชัดเจนมากขึ้น ซึ่งปัญหานั้นก็อาจจะเกิดมาจากการประชุมที่ถี่มากเกินไปและไม่มีประสิทธิภาพ

.

2. สร้างแบบสำรวจข้อเสนอแนะ (Feedback) หลังการประชุมที่สามารถทำได้ใน 10 นาที โดยตัวอย่างแบบสอบถาม 5 ข้อมาจาก เว็บไซต์ hypercontext.com ที่สามารถนำไปเป็นแนวทางได้ 1. สอบถามว่าการประชุมนี้มีประโยชน์หรือไม่ 2. สอบถามว่าการประชุมควรมีการปรับปรุงอย่างไร 3. สอบถามคะแนนการประชุม 4. ช่วยอธิบายเหตุผลของการให้คะแนน และ 5.ให้ช่วยอธิบายถึงกระบวนที่จะทำให้องค์กรไปถึงเป้าหมายได้

.

นอกเหนือจากหลักการมีส่วนร่วมแล้วยังมีหลักความคุ้มค่า ที่เมื่อนำมาใช้จะทำให้เราสามารถวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของการประชุมแต่ละครั้ง ทำให้ไม่ต้องสูญเสียทรัพยากรเวลาหรือเงินที่ต้องจ่ายไปอย่างเปล่าประโยชน์ เพราะการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดถือเป็นหัวใจสำคัญของหลักความคุ้มค่า

.

เมื่อองค์กรสามารถจัดสรรเวลาได้ดีตามหลักความคุ้มค่าแล้ว ก็จะทำให้คนในองค์กรไม่เสียเวลาไปกับการประชุมที่ฟุ่มเฟือยและนำเวลานั้นไปใช้กับการทำงานที่ต้องทำจริง ๆ ไม่ต้องเครียดจากการตารางประชุมที่แน่นเอียด อีกทั้งองค์กรก็จะไม่เสียเม็ดเงินไปอย่างเปล่าประโยชน์และสามารถนำไปพัฒนาในส่วนอื่น ๆ หรืออาจจะนำไปเพิ่มสวัสดิการให้กับพนักงาน เมื่อพนักงานได้รับสวัสดิการที่ดีและการบริหารประชุมอย่างมีระบบก็จะทำให้เช้าวันจันทร์กลายเป็นวันที่สดใส ประโยคเกลียดวันจันทร์จะหายไป แต่เปลี่ยนเป็นตะโกนดัง ๆ ว่า วันจันทร์นี้ไม่มีประชุม !!

---

อ้างอิง :

- มนุษย์เงินเดือนมักใช้เวลากว่า 85% กับการประชุม แต่ผลวิจัยชี้ ‘งดประชุม 3 วันต่อสัปดาห์’ ช่วยให้ประสิทธิภาพงานดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

https://thestandard.co/meeting-with-performance/...

- เครื่องมือวัดความสุข HAPPINOMETER

https://www.ubu.ac.th/web/files_up/16f2015051215094939.pdf

- You waste a lot of time at work

https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic

- Shocking Meeting Statistics In 2021 That Will Take You By Surprise

https://otter.ai/blog/meeting-statistics

- Measuring meeting effectiveness: 5 post-meeting survey question templates

https://hypercontext.com/.../meeting-effectiveness-survey